Funktionen

Was ist eigentlich ein Dokumentenmanagementsystem? Was sollte es können und wie hilft es mir weiter?

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist grundsätzlich ein Programm zur digitalen Ablage und Verwaltung von Dokumenten jeder Art. Es war allerdings nie unser Anspruch ein reines Ablagesystem zu schaffen. Unser Ziel ist es, dass Dokuneo Sie in allen Bereichen Ihres Arbeitsalltags unterstützt. Daher verfügt Dokuneo über eine Vielzahl an Funktionen, die Ihr Arbeitsleben vereinfachen und übersichtlicher gestalten können und sollen.

Die Struktur macht den Unterschied

Kundenakte, Vertragsakte, Personalakte, Projektakte – Akten gibt es viele. In Dokuneo können Sie genau diese Akten als elektronische Akten, sogenannte E-Akten, führen. Wie vormals in der Papierwelt ist es in Dokuneo selbstverständlich auch möglich Untergliederungen anzulegen, um eine vorgangsbezogene Ablage zu erreichen.

 

Beispiel für eine E-Akte mit untergeordneten Vorgängen. 

Personalakte

    1. Persönliche Unterlagen

    2. Unterlagen zur Tätigkeit

    3. Unterlagen zu den Bezügen

    4. Vertragliche Vereinbarungen

    5. Unterlagen zu Abwesenheiten

    6. Sonstiges

Kundenakte

1. Einzelne Projekte und Vorgänge

2. Preise, Rabatte, Boni, Skonto

3. Reklamationen

4. Sonstiges

 

 

 

 

Aufgaben

Warum sollten Sie Aufgaben im DMS anlegen. Dafür haben Sie doch Notizzettel und Ihr Mailprogramm?!

Gegenfrage: Warum legen Sie Aufgaben in einem Programm für den Mailversand an?

Meistgehörtes Argument: “Das haben wir schon immer so gemacht”

Was haben Aufgaben aber mit Dokumentenmanagement zu tun?

Vielleicht hat die Aufgabe nicht etwas mit einem Dokument zu tun. Aber falls nicht, dann immer mit einer Akte, einer Adresse, einem Aktenzeichen usw…

Diese Verknüpfungen zu anderen Bereichen funktioniert in der Regel derzeit nicht oder ist viel umständlicher.

Wenn Sie bspw. einem gerade angelegten Angebot nachhören wollen, müssen Sie in Dokuneo nur zwei Klicks machen und schon erscheint dieses Dokument nach der angegebenen Zeit bei Ihnen oder der zugewiesenen Gruppe. Durch die Zuordnungen ist auch der mittlerweile entstandene Schriftverkehr ersichtlich. Falls die Daten nicht schon im CRM vorhanden sind, lassen sich auch weitere Erinnerungen, Informationen mit einer Zeitkomponente leicht bedienbar darstellen.

Desweiteren werden die Prozessbausteine aus dem Dokuneo Modul Workflow als Aufgabe generiert. Somit haben Sie eine einheitliche und strukturierte Oberfläche.

E-Mails

E-Mails im DMS? Die Mails speichern wir doch alle im Mailprogramm.

Das kann man machen – ist aber in den meisten Fällen suboptimal.

Warum? Weil Sie so niemals eine vollständige Akte bekommen. Sie haben niemals die komplette Übersicht. Weil Sie nicht mehr wissen, warum Sie oder Ihre Mitarbeiter so gehandelt haben.

Warum wurde Rabatt gegeben? Welche Kommunikation gab es mit dem Partner? Warum gab es Verzögerungen?

Dies ist oft die Basis der zukünftigen Vorgehensweise. Einfach alle E-Mails ausdrucken kann auch nicht der richtige Weg sein.

Die Lösung: E-Mails direkt in der E-Akte speichern

Ob Sie am Anfang nur die eingehenden und ausgehenden E-Mails per Drag & Drop ablegen. Oder die Synchronisierung mit dem Exchange Server verwenden. Oder die Kommunikation über das IMAP Protokoll abwickeln.

Hauptsache die E-Mails landen im Dokumentenmanagementsystem.

Natürlich kein Spam. Natürlich nicht der wöchentliche Newsletter ihres Lieblings-Supermarktes.

Aber alles was Sie in Ihrem Ordner speichern, gehört ins Dokumentenmanagementsystem.

Wir sind der Meinung: E-Mails sind Dokumente und gehören in die elektronische Akte!

Dokumente

Dokumente – Dateien und noch so viel mehr

Ein Dokumentenmanagementsystem ohne Dokumente wäre nicht besonders sinnvoll. Und Überraschung: Auch in Dokuneo kann man Dokumente ablegen.

Aber das ist natürlich nicht alles. Prinzipiell kann jede Datei als Dokument abgelegt werden. Für den Großteil der Dateitypen wird Ihnen auf der rechten Seite immer die Vorschau der jeweiligen Datei angezeigt. Das spart Zeit beim Öffnen und beurteilen ob Sie dir richtigen Datei ausgewählt haben.

Auch mehrere Dateien können in einem Dokument abgelegt werden. Warum ist das sinnvoll? Stellen Sie sich eine E-Mail mit Dateianlagen vor. Möchten Sie jedes einzelne Mailelement separat ablegen? Nein! Also muss die Software es möglich machen, mehrere Dateien in einem Dokument abzulegen.

Geht da noch mehr? Definitiv! Im Folgenden eine Auflistung weiterer Möglichkeiten 
  • Schnellsuche (Datenfelder) und Dateiinhaltssuche
  • Wer hat es gemacht: Protokollierung aller Aktivitäten
  • Versionsverwaltung für revisionssichere Archivierung
  • Zentrale Vorlagenverwaltung für einheitliche Außenkommunikation (Corporate Design)
  • Übergabe aller relevanten Daten (inkl. Sachbearbeiterdaten) an Word-Dokumente
  • Serienbriefe einfach und unkompliziert schreiben
  • Wer darf es lesen? Zugriffe selbst bestimmen
  • Klick und drin: Ablegen per Drag & Drop
  • Salto Rückwärts: Export inkl. Konvertierung, Paginierung, Trennblätter, Ordner uvm.
  • Sicher ist sicher: automatisierte Integretätsprüfung u. a. mit Hashwertabgleich
  • Sie vermissen Ihre Papier-Post-Its? Annotationen gehen natürlich auch.
  • usw.

Scannen

Alles oder nichts – beim Scannen gehen die Meinungen auseinander 

Der Schritt weg vom Papier ist nicht immer einfach. Deswegen sollten Sie gerade beim Scannen die Hürden am Anfang so niedrig wie möglich setzen.

Sind Sie etwa schon einmal auf die Idee gekommen: “Wir scannen jetzt alles ein!”. Vermutlich ist dieses Vorhaben schiefgegangen.

Wichtig beim Scannen sind im Übrigen nicht die Funktionen, sondern die Organisation.

Scannen – wie geht das überhaupt?

Natürlich benötigen Sie in Ihrer Hardware und Software die notwendigen Funktionen für das Scannen.

Aber wichtiger sind insbesondere die neuen Arbeitsweisen und das geänderte Vorgehen. Nehmen wir als Beispiel den digitalen Posteingang oder die elektronische Rechnung. Wenn hier davor nicht betrachtet wurde, wie derzeit gearbeitet wird UND wie zukünftig die Bearbeitung sein soll, also die Prozesse analysiert wurden, werden Sie ein Problem bekommen. Diese Ist- und Sollanalyse ist zeitaufwendig und geht in die Tiefen der Organisation. Dies ist ein Bereich, den auch wir spezialisierten Firmen übergeben. Falls Sie Hilfe bei der Prozessanalyse benötigen, können wir Ihnen gerne Kooperationspartner nennen.

Wenn die ganze Vorarbeit geleistet ist, kommt das Dokumentenmanagementsystem ins Spiel.

  • Scannen Sie in persönliche oder Gruppen-Postkörbe
  • Leiten Sie gescannte Dokumente von zentralen Postkörben weiter
  • Frühe oder späte Verschlagwortung der Daten (inkl. Volltextindizierung / OCR für die Dateiinhaltssuche)
  • Erkennen Sie Barcodes für noch schnelleres Ablegen
  • Optimieren Sie gescannte Dokumente (integrierte Bildoptimierung)
  • Fügen Sie Notizen und Hinweise mit den Annotationen hinzu
  • Egal welches Eingangsformat – konvertieren Sie gescannte Dokumente in archivgerechte Dateien (z. B. PDF/A)

Adressen

Zentrale Adressverwaltung – ein Muss im Dokumentenmanagementsystem

Adressen haben einen zentrale Aspekt im DMS. Es geht nicht nur um Akten, Vorgänge und Dokumente. Die meisten Prozesse stehen in Zusammenhang mit einer Person oder Organisation (Kunden, Lieferanten, Bürger, …).

Diese Adressen können in Dokuneo mit anderen Objekten (Akte, Ordner, Vorgang, Dokumente, Aufgaben, Workflows usw.) verknüpft bzw. zugeordnet werden. Das hat zwei Vorteile im täglichen Arbeiten.

Gründe für die Anlage von Adressen im DMS

Suche von Objekten:

Stellen Sie sich vor, dass Sie einen Anruf bekommen und eine Nachfrage zu einem aktuellen Vorgang erhalten, welcher ursprünglich von einem Kollegen bearbeitet wurde.

Die Frage ist jetzt: Wo ist die Akte? Wo sind die Dokumente? Wie schaffen sie sich eine Übersicht aller verbundener Daten zu der Person / zum Unternehmen.

Mit der Zuordnung von Adressen zu anderen Objekten schaffen Sie genau dies. Einfache Suche nach dem Namen und mit mit einem Klick haben Sie alle Daten im Blick.

Neuanlage von Daten:

Wenn Sie Adressen verknüpft haben, werden automatisch die Daten an neu angelegte Dokumente und Akten weitergegeben. Das bedeutet folgendes:

Sie legen einen neuen Word-Brief in Dokuneo an. Dabei werden nicht nur die internen Dokumentdaten an den Brief übergeben. Es stehten direkt Anschrift (beim Serienbrief mehrere), Anrede und sonstige Daten im Brief. Einfacher und schneller geht das kaum.

Datenschutz

Sie erfüllen die Datenschutzbestimmungen derzeit nicht!

Gewagte Behauptung? Vielleicht.

Falls Sie aktuell kein Dokumentenmanagementsystem im Einsatz haben und E-Mails verwenden, ist die Wahrscheinlichkeit aber sehr hoch, das die These stimmt. Warum ist das so?

Datenschutz und Sicherheit erreichen

Nehmen wir nur einen Punkt aus der EU-DSGVO heraus. Artikel 15 der EU-DSGVO  besagt u. a. Folgendes:

“Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so hat sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten…”

Könnten Sie das derzeit in Ihrer Verwaltung realisieren? Was wird derzeit auf “C:\Eigene Dateien”, in persönlichen Outlook-Ordner oder externen Geräten gespeichert? Könnten Sie guten Gewissens die Daten dem Anfragenden übergeben?

Im Dokumentenmanagementsystem mit integrierter Adressverwaltung bedeutet ist nur ein Klick und alle Daten können auf Wunsch exportiert oder sogar konvertiert werden.

Das Ganze natürlich gemäß der festgelegten Zugriffskontrolle. Alle Schritte können protokolliert werden. Die Versionsverwaltung garantiert die Aufbewahrung der einzelnen Versionen. Die Speicherung geschieht immer anhand der vorgegebenen Löschpflichten und Aufbewahrungsfristen.

Das Dokumentenmanagementsystem Dokuneo ist ihr Schlüssel für mehr Sicherheit im Bereich Datenschutz und darüber hinaus.

Schnellsuche

Wer sucht, der findet… Mit Dokuneo bestimmt!

Ist die schnelle, einfache Suche nicht selbstverständlich. Unseres Erachtens schon, für manchen Mitbewerber ist das offensichtlich nicht so. Ein Beispiel für manch eine Herangehensweise.

Schnell, schneller, Dokuneo

Google ist der Maßstab für die Suche im Internet. Und müssen Sie hier vor der eigentlichen Suche angeben wo gesucht wird? Sieht eine angenehme Suchfunktion wie folgt aus?

Objekt (z. B. Akte) → Art (z. B. Personalakte) → Typ (z. B. Vorgang Personalakte) → Kategorie (z. B. Daten) → Datenfeld (z. B. Einstellungsdatum) → Suchmechanismus (z. B: von bis)

Nein!

Dann hätten Sie nämlich keine Lust mehr auf das System bzw. die Software. Dennoch wird die Suchfunktion bei einigen Mitbewerbern so aufgebaut. Achten Sie bei den Präsentationen auch auf diese Punkte!

Dokuneo hat dem gegenüber bei der Schnellsuche nur eine Suchleiste. Sie geben einfach Ihren Suchbegriff an und innerhalb kürzester Zeit werden alle gefunden Treffer als Liste und graphisch aufbereitet. Sogar verwandte Objekte werden mitangezeigt. Der einfache Einstieg ist die Quelle zum Erfolg.

Natürlich können Sie auch in Dokuneo nach einzelnen Feldern suchen, nach Dateiinhalten suchen, die Suchlogik individuell verändern und Kombinationssuchen erstellen. Aus unserer Erfahrung wird dies aber nur in bis zu 5 % der Suchanfragen von unserer Anwendern verwendet.

Aktenplan

“Wenn man es nicht schafft zu planen, plant man, es nicht zu schaffen.”

Der Aktenplan erlebt nicht nur in Verwaltungen eine Renaissance. Das Erkennen der Notwendigkeit von Strukturen und Standards fördert die Einbindung eines Aktenplans. Dieser gibt das allgemeine Verwaltungshandeln anhand bestimmter Kriterien wieder. Dabei ist es egal, ob Sie einen aufgabenorientierten, produktorientierten oder stark gegliederten Aktenplan verwenden. Wichtig ist die Implementierung und Darstellung mit allen Objekten.

Was heißt das für das tägliche Arbeiten?

Sie müssen sich nicht für jedes Dokument einzeln das Aktenzeichen heraussuchen. Dieses wird automatisch vom dazugehörigen Vorgang übertragen / vererbt.

Ein weiterer Vorteil ist, dass man anhand des Aktenzeichen direkt erkennen kann, wohin ein Vorgang oder Dokument gehört. Zuordnungen, Ablagen und Zusammenhänge sind leichter realisierbar.

Durch die Angabe von weiteren Hauptdaten wie Aufbewahrungsfristen und Zugriffe ist die nachfolgende Pflege der Daten (Akte, Ordner, Vorgang, Dokumente usw.) einfacher.

Was hat ein Aktenplan mit einen Obstbaum zu tun?

Falls Sie mit einem Aktenplan arbeiten, ist der wichtigste Punkt, dass der Aktenplan im System integriert ist. Das Aktenzeichen darf keine bloße Ziffer sein! Dann kann man es nämlich ganz lassen. Stellen Sie sich den Aktenplan wie einen Baum vor:

  • die Aktenzeichen sind der Stamm und die Äste
  • die Akten, Vorgänge, Ordner sind die Zweige
  • die Dokumente sind die Blätter und Früchte

Manche Mitbewerber sagen, Sie können einen Aktenplan abbilden. Anschließend bekommt man einen gefällten Stamm geliefert, die Zweige und Äste liegen daneben und die Äpfel liegen in einer Obstkiste. Sieht erst einmal schön aus und funktioniert auch ein Jahr. Aber trägt dieser Baum in der Zukunft Früchte?

Aktenplan – ja oder nein?

In Dokuneo empfehlen wir für öffentliche Verwaltungen das integrierte Arbeiten mit dem Aktenplan. Wie auch bei Unternehmen ist dies allerdings keine Pflicht und Dokuneo ist auch ohne Aktenplan ein schnelles, einfaches Dokumentenmanagementsystem.

Workflow

Workflowgesteuerte Arbeitsprozesse

Der Bereich Workflow ist mit enormen Einsparpotential verbunden. Leider wird dabei oft außer acht gelassen, dass man für standardisiertes Arbeiten auch einen Standard vorher schaffen muss.

Prozessoptimierung

Jeder spricht von Handel 4.0, Industrie 4.0 und Verwaltung 4.0. Es wird versucht das Letzte rauszuholen. Die Verwaltung wird dabei oft noch nicht betrachtet.

Aber gerade in den allgemeinen Aufgaben wird teilweise gearbeitet wie vor 20 Jahren. Die bereits etablierten Arbeitsweisen unterliegen oft keiner kritischen Betrachtung.

Hier herrscht jedoch enormes Einsparpotential bei den entstehenden kosten.
Problem ist dabei, dass sich keiner mit den Prozessen auseinander setzen will. Die Vorarbeit für die Prozessdefinition und damit auch Workflowdefinition ist oft für einen alleine nicht überschaubar.

Mit Workflows können Berarbeitungsprozesse optimal dargestellt und koordiiert werden. Durch die Möglichkeit Arbeitsschritte parallel ablaufen zu lassen werden Aufgaben schneller und effektiver erledigt.

Wir helfen Ihnen bei der richtigen Herangehensweise. Gehen Sie gemeinsam den Weg mit uns zu einer erfolgreichen Projektumsetzung und optimieren Sie ihre Büroarbeiten.

Mit Dokuneo bekommen Sie ein umfangreiches Verwaltungstool an die Hand, was Sie unterstützt und im allgemeinen Arbeiten hilft.

Termine

Das i-Tüpfelchen – Terminverwaltung in Dokuneo

Was für Aufgaben gilt, kann für Termine nicht schlecht sein. Nutzen Sie in Dokuneo die integrierten Zuordnungsmöglichkeiten zwischen Terminen und Akten, Dokumente und Adressen. Vergessen Sie keine Unterlagen mehr zu Ihrem Termin.

Bestimmern Sie selbst, wer, welche Termine sehen kann. Sie können im Vertretungsfall nach vorherigen Freigabe ohne den Administrator, Termine Ihrer Kollegen sehen und Arbeiten schnell und effizient erledigen. Dabei müssen Sie sich nicht tief in die Ablagestruktur der Kollegen einarbeiten, da die wichtigen Unterlagen bereits als Anlage zu dem Termin vorhanden sind.

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