Was ist ein DMS und wofür brauche ich das überhaupt?

Ehrlich gesagt, stellt sich uns eher die Frage, wie man ohne ein Dokumentenmanagementsystem arbeiten kann?!? Ein DMS ist für uns viel mehr als nur das große schwarze Loch, in welches Belege aus der Warenwirtschaft abgelegt werden.

Die 7 wichtigsten Eigenschaften eines DMS sind:

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Basis ist immer ihr tägliches Arbeiten. Die Software soll sich ihrer Arbeitsweise anpassen und nicht umgedreht. Struktur und einheitliche Prozesse werden integriert.

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Ein DMS sammelt alle Dokumente, Dateien und sonstigen Unterlagen. Eine Offenheit (organisatorisch und technisch) zu anderen Systemen muss gewährleistet sein.

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Ein DMS integriert die Bürokommunikation. Separate E-Mail Ordner, Aufgaben und Termine ohne Sachbezug gehören der Vergangenheit an.

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Sicherheit wird im DMS ganz groß geschrieben. Egal ob Revisionssicherheit, sichere Dateiablage, Zugriffskontrollen, Änderungsprotokolle - die Integrität muss jederzeit gewährleistet sein.

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Digitalisieren Sie Ihre Arbeitsschritte. Die Prozessoptimierung anhand von definierten Workflows ist eines der Einsparpotentiale in Ihrer täglichen Arbeit.

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Ordner war gestern. Die digitale ganzheitliche Akte in ihrem papierarmen Büro ist angesagt. Eingangspost wird gescannt, Rechnungen laufen durch den Workflow, E-Mails werden automatisch zugeordnet, digitale Dokumente werden aus dem Vorgang heraus erstellt.

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 Ein DMS muss bedienbar sein. Selbstverständlich? Was nützen Ihnen die tollsten Funktionen, wenn der Anwender diese nicht findet oder nicht bedienen kann? Übersichtliche Oberflächen und selbsterklärende Menübefehle sin ein Muss.

 

 

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Was ist ein DMS und wofür brauche ich das überhaupt?

Ehrlich gesagt, stellt sich uns eher die Frage, wie man ohne ein Dokumentenmanagementsystem arbeiten kann?!? Ein DMS ist für uns viel mehr als nur das große schwarze Loch, in welches Belege aus der Warenwirtschaft abgelegt werden.

Die 7 wichtigsten Eigenschaften eines DMS sind:

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Basis ist immer ihr tägliches Arbeiten. Die Software soll sich ihrer Arbeitsweise anpassen und nicht umgedreht. Struktur und einheitliche Prozesse werden integriert.

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Ein DMS sammelt alle Dokumente, Dateien und sonstigen Unterlagen. Eine Offenheit (organisatorisch und technisch) zu anderen Systemen muss gewährleistet sein.

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Ein DMS integriert die Bürokommunikation. Separate E-Mail Ordner, Aufgaben und Termine ohne Sachbezug gehören der Vergangenheit an.

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Sicherheit wird im DMS ganz groß geschrieben. Egal ob Revisionssicherheit, sichere Dateiablage, Zugriffskontrollen, Änderungsprotokolle - die Integrität muss jederzeit gewährleistet sein.

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Ordner war gestern. Die digitale ganzheitliche Akte in ihrem papierarmen Büro ist angesagt. Eingangspost wird gescannt, Rechnungen laufen durch den Workflow, E-Mails werden automatisch zugeordnet, digitale Dokumente werden aus dem Vorgang heraus erstellt.

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 Ein DMS muss bedienbar sein. Selbstverständlich? Was nützen Ihnen die tollsten Funktionen, wenn der Anwender diese nicht findet oder nicht bedienen kann? Übersichtliche Oberflächen und selbsterklärende Menübefehle sin ein Muss.

 

 

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