Die XRechnung ist der in Deutschland empfohlene Standard für elektronische Rechnungen im Rahmen der öffentlichen Verwaltung und wird zunehmend auch im B2B-Bereich verwendet. Sie basiert auf einem strukturierten XML-Datenformat, das maschinenlesbar ist und die automatisierte Verarbeitung der Rechnungen erleichtert.

Merkmale:

• Format: XML-Datenformat (keine visuelle Darstellung wie PDF)
• Anwendungsbereich: Primär bei Geschäftsbeziehungen mit der öffentlichen Hand, zunehmend im B2B-Bereich
• Vorteile: Durch die standardisierte Struktur lassen sich Rechnungen automatisiert in Buchhaltungssysteme einlesen und verarbeiten.
• Pflichtbestandteile: Enthält Pflichtfelder wie die Steuernummer, Rechnungsnummer, Leistungszeitraum, und IBAN des Zahlungsempfängers. Alle Pflichtfelder sind präzise definiert und müssen in einem genau festgelegten Format vorliegen.

Ideal für: Unternehmen, die hohe Anforderungen an Datenverarbeitung und Automatisierung haben, insbesondere bei der Rechnungsstellung an den öffentlichen Sektor.

ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das sowohl eine menschenlesbare PDF-Datei als auch eine XML-Datei enthält. Das macht es vielseitig, da es sowohl für die manuelle Überprüfung als auch für die automatische Verarbeitung geeignet ist.

Merkmale:

• Format: PDF/A mit eingebetteter XML-Datei
• Anwendungsbereich: Breiter Einsatz im B2B- und B2G-Bereich (Business-to-Government), geeignet für den Rechnungsaustausch mit kleineren Unternehmen, die noch keine vollständig automatisierten Systeme nutzen.
• Vorteile: Einfaches Handling für Unternehmen, da es sowohl die maschinenlesbare als auch die visuelle Komponente bietet. Das PDF ist wie eine traditionelle Rechnung anzusehen, während die XML-Datei die elektronische Komponente für automatische Systeme darstellt.
• Versionen: ZUGFeRD bietet unterschiedliche Profile (Basic, Comfort, Extended), um den Bedürfnissen unterschiedlicher Unternehmen gerecht zu werden, je nach Komplexität der Rechnungsanforderungen.

Ideal für: Unternehmen, die Flexibilität wünschen, um sowohl menschliche Prüfung als auch maschinelle Verarbeitung zu ermöglichen. Besonders geeignet für Unternehmen, die mit unterschiedlichen Partnern zusammenarbeiten, die verschiedene E-Rechnungsformate bevorzugen.

EDI ist ein weltweit verbreiteter Standard für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten, darunter auch Rechnungen. Es handelt sich hierbei um einen rein elektronischen und strukturierten Austausch von Daten zwischen Unternehmen über gesicherte Netzwerke.

Merkmale:

• Format: Proprietäre Formate, die zwischen den beteiligten Unternehmen festgelegt werden. Häufig genutzte EDI-Standards sind UN/EDIFACT und ANSI X12.
• Anwendungsbereich: Hauptsächlich in großen Unternehmen und Konzernen, besonders in der Logistik- und Produktionsbranche.
• Vorteile: EDI-Rechnungen ermöglichen die direkte Integration in die Unternehmenssoftware (z.B. ERP-Systeme), wodurch manuelle Eingaben entfallen und Prozesse beschleunigt werden.
• Zukunft: Auch nach 2028 soll das EDI-Verfahren weiter genutzt werden können. Voraussetzung ist, dass ab dem 1. Januar 2028 aus der EDI-Rechnung ein Meldedatensatz gemäß dem Umsatzsteuergesetz korrekt und vollständig extrahiert werden kann.

Ideal für: Unternehmen mit hohen Transaktionsvolumen und etablierten EDI-Systemen, die nahtlose und automatisierte Prozesse anstreben.

E-Rechnungen bieten zahlreiche Vorteile:

• Schnellere Bearbeitung durch automatische Verarbeitung
• Reduzierung von Fehlern bei der Dateneingabe
• Einsparung von Druck- und Versandkosten
• Revisionssichere Archivierung und einfache Nachverfolgbarkeit
• Beitrag zum Umweltschutz durch weniger Papierverbrauch

Ja, Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro sowie Fahrausweise sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Unternehmen, die unter die Übergangsregelungen fallen, können bis zum 31. Dezember 2027 weiterhin alternative Rechnungsformate wie Papier oder PDF verwenden.

Unsere Software bietet revisionssichere Speicherung, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Alle Daten werden sicher archiviert und vor unbefugtem Zugriff geschützt, sodass Sie jederzeit auf Ihre Rechnungen zugreifen und diese bei Bedarf abrufen können.